چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟ مدیریت زمان در 14 مرحله
چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟ یکی از معضلات انسان امروزی ضعف در برنامهریزی است. همه ما روزی با مشکلات مدیریت زمان دست و پنجه نرم کردهایم و ممکنه خواسته باشیم همه کارها رو خیلی مرتب و روی برنامه پیش ببریم اما از اول صبح به ترافیک برمیخوریم، مشکلی تو محیط کارمون به وجود میاد و همین چند مورد کوچیک کافیه که تا آخر شب به هیچکدوم از کارهامون نرسیم. همین امر باعث بهم ریختگی برنامهها و بقیه فعالیتهای روزانمون میشه و این عامل نه تنها استرس و اضطرابآوره بلکه نظم زندگی و کارمون رو به هم میریزه.
در ادامه همراه سایت مرجان بهرام باشید.
ولی خوب یه خبر خوب اینه که تکنیکها و روشهایی برای مدیریت زمان وجود داره که تو با استفاده از اونا میتونی زمان رو در دست خودت دشته باشی و اجازه ندی زمان تو رو مدیریت کنه. بیاین باهم ببینیم مدیریت زمان چیست؟
چرا دچار کمبود زمان میشی؟
بهتره ابتدا قبل از پاسخ به این سؤال و پرداختن به موضوع چگونه زمان خود را مدیریت کنیم به این موضوع نگاه کنیم که آیا مطمئنی مسئله اصلی تو نداشتن زمان کافیه؟
شاید زمان کافی داری و استرس پنهان و اضطراب اجازه نمیده که کار خودت رو به اتمام برسونی، حالت بیانگیزگی یا ناامیدی یا افسردگی داری؟
یا شاید جزو افراد کمالگرا هستی، یا ممکن است اهمالکاری کنی؟
به هر حال پاسخ هرچه که باشد موردی هست که به برخی از کارهای خودت نمیرسی و زمان کم میاری.
برای اینکه بررسی کنیم علت کمبود زمانمون چیه نیازه که بدونیم کدام مورد بیشتر به وضعیت ما شبیهه.
این سوال میتونه جوابهای متعددی داشته باشه و برای همه آدمها یک جواب واحد نداره
قبل از اینکه به فکر مدیریت زمان بیفتیم، اول باید ببینیم دلیل اینکه با کمبود زمان مواجه میشیم چیه؟
در ادامه با هم به برخی از رایج ترین دلایل کمبود زمان میپردازیم.
رویاها و هدفگذاریهای غیرواقعی
وقتی که برخی از ما به رویاهای بزرگ فکر میکنیم، احساس میکنیم دچار کمبود زمان شدیم.
گاه به بزرگان تاریخ اقتصاد و صنعت فکر میکنیم. وقتی میخوایم یک انسان بزرگ و تاثیرگذار در فرهنگ و صنعت باشیم. به اولین موضوعی که فکر میکنیم، کمبود زمانه. مخصوصا که اگه به سن خودمون فکر کنیم و ببینیم که تا این لحظه از عمر خودمون نتونستیم به درستی استفاده کنیم، این احساس رو عمیقتر درک میکنیم.
نمیتونیم به درستی تصمیم بگیریم و در اولویتبندی کارهامون ضعف داریم
یکی دیگه از دلایل کمبود زمان، مشکل در اولویتبندی کارها و ضعف در برنامهریزه.
گاهی اوقات ممکنه احساس کنیم که حجم کارها خیلی زیاده و نمیدونیم کدوم رو به نفع کدوم کنار بگذاریم و یا کدوم یکی رو در اولویت بگذاریم.
من الان 22 سالم هست و میخوام در دوره کارشناسی بالاترین معدل بگیرم پس باید سخت درس بخونم، از طرفی هم دغدغه کنکور ارشد رو دارم ولی فرصت کافی برا خوندن کنکور ندارم.
برا تامین هزینه تحصیلم هم باید کار کنم یا میخوام شغلی پیدا کنم.
حس میکنم همه اینها واسم در یک اولویت قرار دارند و یا اگه اولویتهاشون با هم متفاوته شجاعت این اولویتبندی رو ندارم.
فقط در نظر دارم که با مدیریت زمان بتونم به همه خواستههام برسم.
اولویتبندی یک مهارت خیلی مهم و حیاتی در زندگیمونه که خیلی از اوقات ما رو ترغیب میکنه با استفاده از مدیریت زمان یا خیلی دیگه از مهارتهای مشابه، توانمندیهای خودمون رو افزایش بدیم و به عبارتی صورت مسئله رو پاک کنیم.
ضعف در تفویض اختیار
ممکن است یکی دیگه از مشکلات کمبود زمان ، ناشی از واگذار نکردن برخی کارها به دیگران، یا واگذار کردن اشتباه کارهامون به دیگران باشه.
شاید بعضی اوقات واست پیش اومده باشه که از همکارت بخوای نامهای رو برات بنویسه و زمانی که واسه اصلاح اون نامه یا پاکنویس کردن ازت میگیره بیشتر از زمانیه که خودت میخواستی اون نامه رو بنویسی.
اینطوری نهتنها نتونستی توی زمانت صرفهجویی کنی بلکه زمان و انرژی بیشتری رو از دست میدی.
ناتوان بودن در تفویض کردن اختیارات یا تفویض غیر اصولی و غیرحرفهای اختیارات به دیگران در نهایت باعث میشه که تصمیم بگیریم خودمون کارهامون رو به تنهایی انجام بدیم و در نهایت فکر میکنیم تنها راه رسیدن به تموم وظایفمون مدیریت زمانه.
کمالطلبی
کمال طلبی هم ممکنه یکی دیگه از دلایلی باشه که ما رو به سمت مدیریت زمان بکشونه.
کمالطلبها کسانی هستند که برای هیچ کاری استاندارد 90 یا 95 درصد رو نمیپذیرن و تنها گزینه موردقبول واسه اونا 100 از 100 هست.
این افراد معمولا زمان بسیار بیشتر از حد معمول واسه کارهاشون میذارن. مثلا یه نامه که تو 5 دقیقه نوشته میشه رو ده بار مرور میکنن و نهایتا با نارضایتی اون رو ارسال میکنن.
در این صورت همچین افرادی فکر میکنن مشکل اصلی اونا کمبود وقته و با مدیریت زمان میتونن همه مشکلات خودشون رو حل کنن.
ضعف در مهارت حل مسئله
اگر که به مشکلات به صورت موردی نگاه کنیم و نتوانیم آن را به صورت فرایندی بررسی کرده و مشکلات را حل کنیم، با ضعف در مهارت حل مسئله روبرو هستیم.
گاهی اوقات به جای اینکه به مشکلات به صورت یک فرایند نگاه کنیم اونا رو به صورت موردی میخواهیم بررسی کنیم و حلشون کنیم که کاملا نادرسته.
برای مثال بستری در سازمان ایجاد شده که کارمندها به جای اینکه روی کارشون تمرکز کنند فقط از زیر کارها شونه خالی میکنند، در این صورت به جای اینکه به مجازات فرد خطاکار بپردازیم، باید اون مسئله رو ریشهیابی کنیم و ببینیم چطور میشه اون رو حل کرد.
ما فکر میکنیم خیلی از مشکلاتی که در طی روز باهاشون مواجه میشیم رو میتونیم با مدیریت زمان حلشون کنیم.
مشکل اهمالکاری و تنبلی
بعضی اوقات کارهامون رو به هر بهانهای به تعویق میندازیم و اهمالکار میشیم، که فکر میکنیم مشکل از کمبود وقته.
مثلا پروژهای که باید برای دانشگاه انجام بدی رو دائم به عقب میندازی تا روزی که میبینی فردا باید اونو تحویل بدی، مجبوری تا صبح بیدار بمونی و اون رو کامل کنی، فکر میکنی دچار کمبود وقت هستی در حالی که مشکل تو اهمالکاریه نه کمبود وقت.
ضعف در نه گفتن
یکی دیگه از دلایلی که ممکنه باعث کمبود وقتت باشه، ضعف در نه گفتن به بعضی خواستههای بیجای اطرافیان یا دوستان و یا هکارانمونه.
اگه تو نمیتونی به راحتی جواب نه بدی باید اول روی این مهارتت کار کنی و اون رو تقویت کنی، در اینصورت تقویت مدیریت زمان به معنی افزایش ظرفیت خودت برای بارکشی دیگرانه
تو که همچین چیزی رو نمیخوای! پس روی مهارت نه گفتن تمرکز کن تا بتونی زمان بیشتری واسه کارهای خودت داشته باشی.
بلد نبودن مدیریت انرژی
مسئله دیگری که گاهی از چشم ما دور میمونه، اینه که ما اشتباهی به جای اینکه انرژی خودمون رو مدیریت کنیم، گاهی بین کارهامون به خودمون استراحت بدیم، واسه بازیابی انرژیمون زمان بذاریم، فکر میکنیم که تمام زمان بیداریمون رو باید کار کنیم
مثلا به جای اینکه 60 دقیقه روی حل یک مسئله تمرکز کنیم بهتر نیست که 45 دقیقه روی اون وقت بذاریم و 15 دقیقه زمان واسه استراحت کردن به خودمون بدیم؟ اینطوری زودتر به جواب نمیرسیم؟
مدیریت زمان چیست؟
در واقع مدیریت زمان یک فرایند برای برنامهریزی و کنترل مقدار زمان برای انجام یک سری کارها در طول روز، ماه و یا سال است. اگر مدیریت زمانت را به طور اصولی انجام بدی میتونی در طول روز کارهای بیشتری را با صرف مقدار زمان کمتری انجام بدی و نهایتا باعث میشه که بتونی در محیط کارت موفقیتهای بیشتری رو کسب کنی.
اگر که نتونی زمانت رو به درستی و به شکلی اصولی مدیریت کنی ممکنه کار تو با چالش روبرو بشه.
شاید تو با اینکه بخوای زمانت رو به درستی مدیریت کنی مشکل داشته باشی و در عوض خیلیها این کار رو به راحتی انجام بدن. نباید خودت رو سرزنش کنی فقط واسه یاد گرفتنش در ادامه با من همراه باش.
تکنیک مدیریت زمان
شاید تو هم از کسانی باشی که نمیتونن پروژههاشون رو به موقع تحویل بدن، کارهاشون رو به تعویق میندازن، کارهاشون رو در مدت زمانی که واسش تعیین کردن تموم کنن و…
اگر اینطوری هست تو باید یاد بگیری که چطوری مدیریت زمان و برنامهریزی انجام بدی تا بتونی عملکرد خودت رو بهبود ببخشی.
در ادامه یکسری راههای مدیریت زمان هست که بهت کمک میکنه تا بتونی این کار رو به بهترین نحو انجام بدی:
۱- یک برنامه روزانه ایجاد کن
قبل از اینکه بخوای روزت رو شروع کنی بهتره تا یک برنامه از کارهایی که میخوای انجام بدی داشته باشی
بهتره این برنامه رو شب قبل بنویسی تا یک نمای کلی از روز بعدت ببینی. با این کار تحت فشار زمانی قرار نمیگیری. تنها وظیفه تو اینه که به برنامه خودت در طول روز پایبند باشی. برای اینکار میتونید از اهداف smart هم استفاده کنید.
۲- برای هر کاری محدوده زمانی تعیین کن
باید با خودت برنامه بریزی که کار الف رو تا ساعت 11 صبح، کار ب رو تا ساعت 3 عصر و کار ج رو تا ساعت 7 شب به اتمام برسونی. این روش بهت کمک میکنه که کار تو طولانی نشه و زمانی که برای هرکدوم در نظر گرفته بودی صرف کارهای دیگه نشه.
۳- از تقویم استفاده کن
داشتن تقویم و استفاده از اون اساسیترین گام برای مدیریت فعالیتهای روزانست. سعی کن از تقویمهای کاغذی یا اگر دوست داری از تسکها و برنامههای روی گوشی استفاده کن تا بتونی زمانت رو به درستی مدیریت کنی.
۴- برای خودت ضربالعجل تعریف کن
برای خودت مشخص کن که هرکاری را باید تا چه زمانی انجام بدی و تاریخش رو روی تقویم یا ابزار مدیریت پروژه خودت علامت بزن تا متوجه بشی که هرکاری رو باید تا چه زمانی تموم کنی.
۵- “نه” گفتن رو یاد بگیر
سعی کن بیشتر از توان خودت وظیفهای رو بر عهده نگیری. تو میتونی با یک نه گفتن ساده اون رو رد کنی و یا به زمان دیگهای موکولش کنی.
۶- هدفگذاری کن تا زودتر از زمان موعدش کار رو به اتمام برسونی
وقتی که تو باید کاری را در زمان مشخص تحویل بدی باید این رو در نظر داشته باشی که ممکنه بعضی اتفاقات تورو بدقول کنن و باعث بشن که نتونی کار رو به موقع انجام بدی. پس سعی کن هدفگذاریت کمی زودتر از زمان مشخصشده باشه.
۷- همیشه یک ساعت مقابل خودت قرار بده
گاهی ممکنه انقدر غرق کار بشی که زمان رو فراموش کنی، گذاشتن یک ساعت بزرگ مقابل خودت بهت خیلی کمک میکنه.
۸- تمرکز کن
سعی کن در زمانی که داری روی یک کار تمرکز کنی. مولتی تسک بودن برای کارمندان خیلی خطرناکه و اینطوری کارایی خودشون رو کاهش میدن.
کارهای نیمهتموم خودت رو کنار بگذار و سعی کن تو اون لحظه تمام تمرکزت رو روی کار کلیدی بگذاری.
۹- از عواملی که باعث میشه حواسپرت بشی اجتناب کن
چه چیزهایی باعث میشه که حواست موقع انجام کار پرت بشه؟ پیامهای روی گوشیت؟ زنگخوردنهای پی در پی؟ پیامهای متنی که روی صفحه لبتاب ظاهر میشن؟
موقع انجام کار سعی کن از تموم اینابزار و وسایلها دوری کنی تا بتونی تمرکز بیشتری روی کارت داشته باشی.
حتی موقع انجام کار مهمی بهتره که گوشی خودت رو خاموش کنی و کنار بذاری. اگر کسی بهت زنگ بزنه پیامش رو بعدا میبینی و بهش زنگ میزنی.
۱۰- زمان صرفشده رو رصد کن
وقتی که شروع به رصدکردن زمانت کنی بیشتر از نحوه گذروندن زمانت آگاهی. میتونی یک تایمر شمارش معکوس داشته باشی و مثلا کاری رو که باید در مدت زمان یک ساعت یا نیم ساعت انجام بدی به طور کامل زیر نظر داشته باشی. انجام این کار باعث بیشترشدن تمرکزت میشه.
۱۱- کمالطلب نباش
مطمئنا نمیتونی کسی رو پیدا کنی که کارش رو به طور 100 درصد عالی و بینقص انجام بده. سعی کن حرفهای عمل کنی ولی خودت رو درگیر جزئیات نکن.
۱۲- اولویتبندی کن
از اونجایی که نمیتونی همه کارها رو همزمان انجام بدی، سعی کن اونا رو اولویتبندی کنی و اصل 80/20 رو هم در این مسیر در نظر داشته باش تا بتونه بهت کمک کنه.
۱۳- کارها رو به دیگران واگذار کن
اگر کسانی هستند که برخی کارها رو بهتر از خودت انجام میدن، یا کارهایی هستند که اهمیت چندانی ندارن و میتونی اونا رو به افراد دیگه واگذار کنی، تفویض اختیار رو در برنامه خودت داشته باش.
اینطوری بار سنگینی از روی دوشت برداشته میشه و میتونی روی کارهای پراهمیتتری تمرکز کنی.
۱۴- کارها و وظایف خودت رو دستهبندی کن
کارهای مرتبط خودت رو دستهبندی کن. مثلا اگر باید تعدادی تماس تلفنی بگیری اونا رو به یک زمان خاص اختصاص بده. این کار واقعا بهت کمک میکنه.
سخن آخر
وقتی که بتونی زمان خودت رو مدیریت کنی و اون رو در دست بگیری کنترل بیشتری هم روی زندگیت داری و آزادی و قدرتت حفظ میشه.
برای آنکه زمان خودت رو بتونی مدیریت کنی نیازه که سر و سامانی به وضعیت و شرایط خودت بدی.
برنامهای جدید با توجه به موارد ذکر شده بریز و حتماً اونا رو مکتوب کن و با توجه به مواردی که گفته شد به راحتی به آن عمل کن.
سوالات متدوال
۱– چجوری زمان خود را مدیریت کنیم؟
مدیریت زمان به چند صورت انجام میشود که یکی از راههای مدیریت زمان مکتوب کردن کارهایی است که باید در طول روز انجام دهیم و یا استفاده از اپلیکیشنهای مدیریت زمان است.
۲– چرا باید زمان خود را مدیریت کنیم؟
اگر به زمان خودمون رو مدیریت نکنیم نمیتونیم در طول روز کارهایی رو که باید انجام بدیم رو به سر انجام برسونیم و همیشه در یک باتلاق گیر میکنیم.
۳– چرا با وجود مدیریت زمان همیشه زمان کم میاریم؟
نحوه برنامهریزی کردن بسیار مهم است و با وجود برنامه اشتباه نمیتونیم نتیجه خوبی رو بگیریم و در نهایت زمان کمی در اختیار خواهیم داشت.
درباره مرجان بهرام
مرجان بهرام (Marjanbahram) متولد ۱۳۶۳ از تهران هستم. لایف کوچ، مشاوره خانواده و مدرس رشد فردی هستم. تو اینجا با من یاد میگیری موفقیت اونقدر هم سخت نیست فقط باید راهش رو پیدا کنی. من بهت کمک میکنم رشد داشته باشی و یاد بگیری خودت رو دوست داشته باشی.
نوشته های بیشتر از مرجان بهرام
دیدگاهتان را بنویسید